Čo umožňujú kvalitné informačné systémy?
Doba papierových registračných kariet klientov je dávno preč. To isté môžeme povedať napríklad aj o papierovom dochádzkovom systéme vo firmách alebo o časovo náročnom vyúčtovaní mzdy zamestnancov.
V súčasnosti totiž moderné informačné systémy využívajú umelú inteligenciu, vďaka ktorej dokážu spracovať obrovské množstvo dát, a to v zlomku sekundy. Typickým príkladom toho je napríklad dochádzkový systém Biometric, ktorý vás nielenže zbaví papierových dochádzkových kníh, ale vám zásadným spôsobom zvýši efektivitu práce.
Informačné systémy tiež poskytujú rôzne pohľady na dáta podľa pracovného zaradenia. Iné údaje tak potrebuje z informačného systému získať majiteľ firmy a iné skladník. Každá profesia si tak v systéme ľahko nájde všetko čo potrebuje a naviac aj prispôsobené konkrétnym požiadavkám zamestnanca.
Pochopiteľne, digitalizácia dát umožňuje aj jednoduchšie štatistické spracovanie získaných údajov - tabuľky, grafy, reporty… to všetko na pár klikov.
Vedeli ste, že?
…informačné systémy vo firmách automatizujú prácu a procesy pri styku s klientmi? Po prijatí objednávky vám systém sám zabezpečí požadovaný tovar u dodávateľa, vystaví faktúru a dokonca aj odošle dotazník o spokojnosti. Samozrejmosťou je zdieľanie na viacerých zariadeniach - mobil, tablet…
Ktoré informačné systémy sú najdôležitejšie?
Pochopiteľne, medzi najdôležitejšie informačné systémy patria také, ktoré šetria najviac pracovného času a tiež náklady na chod firmy. V modernej firme sú dôležité najmä nasledovné:
- biometrický dochádzkový systém,
- moderný stravovací systém,
- komunikácia so zákazníkmi,
- moderné bezpečnostné systémy.
Dochádzkový systém
Výhody moderných biometrických dochádzkových systémov spočívajú na efektívnom online sledovaní pracovného času zamestnancov a evidovaní či vyhodnocovaní dochádzky zamestnancov do práce. A samozrejme, ako zamestnávateľ nie ste odkázaní iba na pracovisko, ale skontrolovať zamestnancov si môžete aj z pohodlia domova prostredníctvom mobilu, tabletu alebo PC. K dochádzkovému systému patrí aj možnosť GPS lokácie zamestnanca či ukladanie rôznych fotiek, obrázkov či poznámok.
Biometria vám zase zabezpečí spoľahlivosť dochádzkového systému - žiadne zapisovanie za kolegu tu nehrozí. Rieši sa to napríklad prostredníctvom odtlačkov prstov, alebo jednoducho fotografiou tváre. To najlepšie na tom je, že si dochádzku môžete spracovať priamo vo vašom mzdovom systému, čo vám ušetrí množstvo času.
Komunikácia so zákazníkmi
Podnikateľské prostredie sa neustále vyvíja a pokiaľ chcete držať krok s dobou, je nutné sa prispôsobiť a svoje obchodné aktivity čo najviac zefektívniť. K tomu je ideálny CRM systém (Customer Relationship Management), ktorý vám za okamih zistí všetko, čo potrebujete vedieť o obchodnej transakcii. Svoj pracovný program tak môžete organizovať doslova len na pár klikov.
Okrem toho vám tento systém prinesie jednoduchú evidenciu odberateľov a dodávateľov, prehľadnú evidenciu kontaktných osôb, prehľad v obchodných aktivitách (e-maily, volania…), jednoduché nastavenie upozornení ku schôdzkam a úlohám, rýchlu evidenciu poznámok a mnoho iného.
Komfort pre zamestnancov a bezpečnosť
Moderné informačné systémy vám zásadným spôsobom zlepšia bezpečnosť na pracovisku. Ako? Napríklad tým, že vám zvýšia úroveň ochrany pred vstupom nepovolaných osôb na pracovisko. Prostredníctvom kamery tak získate dokonalý prehľad o tom, kto sa vám pohybuje po pracovisku. Rovnako si svoju firmu môžete rozdeliť do niekoľkých zón s obmedzeným prístupom len pre niektoré osoby.
Tip na záver
Informačné systémy vo firme vám poskytnú vyššiu mieru bezpečnosti aj v časoch rôznych pandémií. Dokážu totiž automaticky merať telesnú teplotu pri príchode na pracovisko. Rovnako vedia identifikovať osoby s nevyhovujúcimi hygienickými požiadavkami.
